Tất tần tật về Thư giới thiệu - Cách xin thư giới thiệu

I. Một số điều cơ bản về Thư giới thiệu

Thư giới thiệu (Letter of recommendation), như tên gọi là một bức thư được viết bởi một cá nhân hoặc tổ chức để xác nhận năng lực và đề cử bạn tới nhà trường. Thư giới thiệu thường chỉ có hiệu lực trong vòng 6 tháng. Hồi xin học bổng trao đổi mình quên không đề ngày viết và ký thư mà trường còn email lại nhắc mình bổ sung, nên mình nghĩ mọi người không nên xin thư sớm quá làm gì. Thực ra cái này cũng tuỳ trường nốt, tuy nhiên xin càng gần thì nội dung thư càng cập nhật nên cũng chẳng thiệt đi đâu, mà ngâm thư càng lâu rủi người ta xác nhận lại mà thầy cô lỡ quên thì càng dại.

Thư giới thiệu nên được đính kèm như một phần để ban tuyển sinh hiểu thêm và sâu hơn những khía cạnh khác của bạn, thay vì lặp lại những thành tích đã có trong các thành phần khác như CV hay personal statement, nhưng đồng thời cũng phải đảm bảo sự thống nhất xuyên suốt.

Ví dụ, trước khi chuẩn bị hồ sơ, mình nhận định điều mình muốn làm nổi bật trong hồ sơ là “khả năng kết nối người với người”.

Vậy, trong CV, mình có đề cập vị trí là “Liaison Officer” (freelance) và các hoạt động khác không trực tiếp nhưng có liên quan đến đối ngoại.

Trong personal statement, mình nhắc đến các webinar, workshop, và guest lecture mà mình là người đứng ra kết nối giữa trường Đai học và tổ chức mình làm thực tập sinh.

Trong thư giới thiệu của giáo viên có đề cập đến việc mình là research assistant và đã giúp thầy kết nối với giáo sư từ trường đối tác, cũng như tìm kiếm và liên hệ người tham gia cho FGDs và interviews cho nghiên cứu của thầy.

Trong thư giới thiệu của sếp nơi mình thực tập có đề cập việc mình là người phụ trách liaise mỗi khi có visitors.

Lý thuyết là thầy cô hoặc cấp trên sẽ viết cho mình, nhưng phần lớn thời gian sẽ là họ bảo mình tự viết, rồi gửi họ review xong ký. Đối với mình thì đây là một lợi thế siêu lớn vì mình có thể lựa chọn điều mình muốn thể hiện cho ban tuyển sinh thấy, do đó nếu được hãy tận dụng triệt để theo hướng mình đề cập ở trên.

Thư giới thiệu làm nổi bật hồ sơ

II. Các tiêu chí lựa chọn người để xin thư giới thiệu

Mình xin phép đưa ra các tiêu chí chọn thư của cá nhân mình, sắp xếp theo mức độ mà mình cho là quan trọng như sau:

1. Dựa trên yêu cầu của trường: Tuỳ trường sẽ có những yêu cầu riêng. Ví dụ như mình thấy các trường Trung Quốc thường đòi hỏi thư giới thiệu từ giáo sư hoặc phó giáo sư, thỉnh thoảng có thấy chỉ đích danh phải là GS/PGS trong ngành bạn định apply, trong khi các trường ở các nước khác mình apply thì không yêu cầu học hàm gì. Tóm lại cần đọc yêu cầu của trường trước.

2. Dựa trên mối liên hệ cá nhân của bạn và người viết: Một “lỗi” rất lớn mình hay nhìn thấy trong hồ sơ mọi người nhờ mình review đó là thư giới thiệu rất sơ sài, chung chung hoặc 2 bức thư gần như là giống nhau và lặp lại CV của bạn. Điều này có thể do bạn không thực sự có liên hệ gì với người bạn muốn xin thư, vậy nên nếu có chọn lựa thì nên nhắm tới những người thật sự có kỷ niệm hoặc cảm tình với bạn thì tốt hơn. Thêm nữa là thỉnh thoảng sẽ có trường yêu cầu người viết thư tự gửi từ email của họ lên hệ thống, thì rõ ràng nếu mình apply nhiều trường và phải nhờ vụ này nhiều lần thì xin người quen sẽ dễ hơn người lạ. =)))

3. Dựa trên vị trí của người giới thiệu: Rõ ràng là vị trí càng cao và càng liên quan đến ngành/vị trí bạn muốn apply thì thư giới thiệu càng có vẻ uy tín. Do đó, mình nghĩ mọi người nên chú ý ngay từ đầu về việc đầu tư vào ít nhất 2-3 mối quan hệ chất lượng trong lĩnh vực của mình, ít nhất cũng phải để họ nhớ mặt đọc tên được chứ đừng quá vô danh.

III. Cách xin thư giới thiệu

Trong trường hợp đã đáp ứng đủ cả ba tiêu chí ở trên hoặc chỉ thiếu điều 3: Quá dễ, chỉ cần đề cập thẳng thắn với thầy cô hoặc cấp trên một cách chân thành và lịch sự, nêu rõ mục đích xin thư và kế hoạch của bạn là được. Mình có may mắn được thầy ở trường rất quý nên chỉ cần lựa lúc nói chuyện trực tiếp với thầy là thầy đồng ý liền.

Nếu không có điều số 2: Nếu được, mình sẽ nói chuyện trực tiếp trước, sau khi được đồng ý thì gửi mail để request một cách formal tới thầy cô, nếu không thì gửi mail thôi cũng được (mình có đính kèm mẫu xin ở ảnh). Phần lớn thầy cô hoặc cấp trên của bạn mình tin là có kinh nghiệm cho thư giới thiệu rồi nên sẽ hiểu cho bạn thôi.

Đối với các bạn học sinh cấp 3 muốn xin thư của Hiệu trưởng/Hiệu phó cho bậc Đại học thì mình khuyên là nên nhờ liên hệ hoặc hỏi giúp GVCN trước. Ví dụ hồi cấp 3, mình nhờ cô chủ nhiệm kết nối với phòng giáo vụ, và được các cô ở đó hướng dẫn là cứ tự chuẩn bị thư (mình viết tiếng Anh đính kèm bản tiếng Việt) rồi các cô sẽ mang lên phòng Hiệu trưởng xin cho.

Đối với những bạn muốn liên hệ với giáo viên của trường bạn muốn apply để xin thư giới thiệu hoặc thư chấp thuận (Letter of Acceptance): Đừng xin vô tội vạ, gặp ai cũng xin mà không có tìm hiểu trước vì nhiều thầy cô không thích điều này. Nên tìm hiểu trước hướng nghiên cứu của họ chẳng hạn, sau đó trong lúc xin phải nói được: 

• Mục đích xin thư của bạn là gì? Vì sao bạn muốn nhờ thầy cô ấy (cùng hướng nghiên cứu, quan tâm đến lĩnh vực thầy cô giảng dạy, muốn apply làm trợ giảng cho thầy cô trong tương lai)?
• Kế hoạch cụ thể của bạn nếu được nhận là gì? 
• Đính kèm các tài liệu như bảng điểm, CV, cover letter, etc.

Thư giới thiệu khi ứng tuyển Yenching Academy - Đại học Bắc Kinh

IV. Một số lưu ý khác

• Letterhead: Thư nên có letterhead để tăng độ uy tín. Trường hoặc công ty, tổ chức nào có sẵn thì dùng luôn, không thì tự design cũng được.
• Không rõ yêu cầu từng trường thế nào, nhưng mình nhờ thầy cô ký chữ ký điện tử hoặc in ra ký tay xong scan thì đều được chấp nhận.
• Nếu bạn apply nhiều trường thì cứ điền chung chung kiểu “for her master’s program application at your university”, muốn cụ thể hơn thì thêm nhánh lớn của ngành học là được (như mình thì là International Relations hoặc Political Science). Mình apply nhiều nơi nhiều trường nên cố tìm một one-size-fits-all solution vì mình cũng ngại nhờ vả.. (nhưng tất nhiên bạn có điều kiện điền tên trường tên ngành tên học bổng cụ thể thì vẫn là tốt nhất).
• Show, don’t tell. Kiểu mình đọc rất nhiều thư mà trăm bạn như một, chỉ cần thay mỗi cái tên vào là thành bức khác cho bạn khác được ngay, ai cũng rất ngoan rất giỏi rất đặc biệt nhưng cụ thể như nào thì không thấy đề cập tới. Nên tăng tính cá nhân và cụ thể hoá nội dung trong thư. Ví dụ, “em này rất giỏi giao tiếp” nên “dự án ABC của tôi đều do em này phụ trách liên hệ với đối tác” hay ít nhất là “trong các bài tập thuyết trình của lớp A tôi dạy, em này toàn làm trưởng nhóm xung phong thuyết trình, tôi ấn tượng nhất với bài ABC (liên quan đến ngành) của em này”.
• Không nên tự đọc lại thư của chính mình. Ý là nhiều bạn mình thấy hai thư có cấu trúc y hệt nhau, khen cùng một kiểu và nghiệp dư như mình cũng nhận ra ngay thư này tự viết. Tốt nhất là nên tham khảo từ nhiều nguồn và đa dạng hoá những điều được đề cập trong thư. Nếu không vội thì sau khi viết thư 1 được vài ngày vài tuần thì hẵng chuyển sang viết thư 2.

Bài viết được chia sẻ bởi bạn Vũ Minh Anh trong group "Scholarship Hunters". Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ bạn Minh Anh tại đây.

Xin cảm ơn bạn Minh Anh đã chia sẻ bài viết rất hay và ý nghĩa tới cộng đồng.